Analyse, optimisation des ressources et planification

Basile à l'écoute

En collaboration étroite avec l’organisateur, BASILE crée les conditions de réussite du programme bénévole tout particulièrement en élaborant une stratégie d’appel à bénévoles la plus adaptée au contexte et à l’équipe en place.

Il devient ainsi l’assistant indispensable de l’organisateur.

Étudier les besoins

Plus précisément, il étudie les besoins de la manifestation en matière de ressources humaines et optimise son fonctionnement afin d’engager rapidement une communauté de bénévoles afin de créer une expérience enrichissante pour tous. 

De plus, il met en place un programme de fidélisation pour les éditions suivantes. 

À savoir

Parce que le temps de l’organisateur est précieux, lors de cette étape, BASILE propose les outils pour la planification générale, comme par exemple le choix du logiciel de gestion, le planning de communication, les outils et actions à prévoir en amont de la manifestation, etc.

Il peut même les mettre en oeuvre !

Contenu de cette étape

  • Identification et affectation

    du nombre de bénévoles en fonction du contenu événementiel et des autres secteurs de l’organisation

  • Préconisation

    d’adaptation du conducteur de l’événement pour optimiser des ressources et renforcer la qualité de l’expérience bénévole

  • Estimation

    des ressources et orientation vers un logiciel de gestion de bénévoles / accompagnement dans le choix du prestataire

  • Définition

    du programme des bénévoles en amont du recrutement (Conditions d’accueil, définition de l’espace bénévole et des différentes missions, organisation en multi-sites, soirée…)

  • Co-conception

    du plan de communication et du planning éditorial

PÉRIODE VISÉE

Le travail en amont dépend du nombres de bénévoles mobilisés et de leurs missions. Par exemple, cette étape s’effectue en général à minima 3 mois avant l’événement pour une équipe de bénévole inférieure à 70 personnes.
Dans l’autre extrémité, un événement comme les JO débutent cette étape à minima 5 ans avant (près de 40 000 volontaires tout de même).
Plus raisonnablement, les grands événement français à ce jour comptent entre 250 et 1000 bénévoles. Pour ceux-là, nous avons l’habitude de débuter le travail entre 12 et 18 mois avant leur déroulement.
Cela permet de garantir la qualité du rendu final.

La recommandation de Basile

BASILE recommande toujours de commencer cette étape le plus tôt possible, c’est-à-dire au moins 1 an avant la manifestation pour des équipes inférieures à 50 bénévoles.