Préparation et communication avant manifestation

L'accompagnement

En relation avec chaque responsable de secteur, BASILE rassemble les informations indispensables aux bénévoles et gère les paramètres réglementaires quand cela est nécessaire (fédéraux le plus souvent).

Il établit les documents généraux et individuels et assure que chacun possède les connaissances requises à son engagement avant la manifestation (formation, sécurité, point de rendez-vous, etc…)

L'information

S’informer et prendre des nouvelles peut sembler chronophage et futile mais BASILE a constaté que ce travail était finalement déterminant pour la qualité du « rendu » lors de la manifestation.

En effet, une équipe possédant déjà les bonnes informations devient rapidement une équipe opérationnelle, grâce au contact préalable effectué avec son référent. Les études démontrent que la communication et les échanges réguliers permettent de s’assurer du niveau de motivation du bénévole tout en lui permettant d’exercer dans les meilleurs conditions possibles sa mission.

Contenu de cette étape

  • Communication

    quotidienne & rappels / gestion des aléas (annulation et modification)

  • Organisation

    des formations et temps d’information, de rencontres et de convivialité

  • Formalisation

    des fiches de missions et du guide bénévole

  • Accompagnement

    à la gestion des règles de l’organisation et de l’encadrement pré-manifestation

PÉRIODE VISÉE

Pour les équipes < 50 bénévoles : J-60
Entre 50 et 150 bénévoles : J-120
Entre 150 et 400 : J-210
> 400 bénévoles : J-300

La recommandation de basile

Cette phase est d’autant plus importante que pour les événements à la journée ou sur 2 jours, le temps de formation et d’information sur place est réduit.