LA SOLUTION "bénévoles" des organisateurs d'événements

NOUS MOBILISONS, ENCADRONS ET FIDÉLISONS LES BÉNÉVOLES

Pas de bénévoles, pas d’événement !

Avoir une équipe de bénévoles disponibles et compétents est incontournable dans la réussite de l’événement. Notre équipe accompagne chaque organisateur de la création du programme bénévole jusqu’à l’encadrement sur site.

Mobiliser, encadrer et fidéliser les bénévoles sur les événements sportifs et culturels

LA MISSION DE BASILE

Basile est une solution dédié aux organisateurs d’événement pour trouver et gérer les bénévoles. 

Nous intervenons sur tous les formats : de 10 à 3000 bénévoles, à la journée ou sur pendant 15 jours, essentiellement en Auvergne Rhône-Alpes mais en conseil sur le reste du territoire français. 

Notre rôle ? gagner du temps et apporter de la sérénité à l’organisateur.

Notre garantie ? Jusqu’à présent, 100% des bénévoles nécessaires à l’événement ont été mobilisés grâce à la méthodologie appliquée.

Et ensuite ? Nous fidélisons 80% minimum de l’effectif lors de l’édition suivante. Très souvent 100%.

Nous intervenons aussi en mission de conseil pour mettre en place durablement des communautés de bénévoles sur un territoire lorsqu’il y a une récurrence d’événements ; par exemple pour les clubs professionnels, les collectivités, les agence d’événements sportifs, etc.

La team bénévoles lors de la Sainté Lyon VTT 2021

La team bénévoles lors de la Sainté Lyon VTT 2021 pour une mission de signaleurs de nuit de 20h à 5h du mat’

Développer la vie associative et l'expérience bénévole

LES VALEURS DE BASILE

Bénévole – Accompagnement –  Sincère – Impliqué – Libre – Engagé

Les 800 bénévoles lors du « kick-off » des Championnats du Monde d’Athlétisme Master Lyon le 1er août 2015. Suivront 15 jours d’une formidable compétition internationale et une expérience bénévole inoubliable. 

L'expérience bénévole au service du bien vivre ensemble

Une expérience bénévole se construit autour d’une « mission » et se vit dans le « hors mission ».

BASILE favorise les échanges intergénérationnels pour contribuer à la notion du bien vivre ensemble et à créer un climat de convivialité gage de réussite et de pérennité pour la manifestation.

La vie associative au cœur du fonctionnement

BASILE s’appuie sur l’expérience des événements ET celle des bénévoles. Certains possèdent une grande expérience des événements locaux et internationaux. 

Le fonctionnement de BASILE se veut associatif permettant à chacun de s’engager dans l’association au-delà d’une simple mission bénévole. Pour en savoir plus, jetez un œil à la commission développement et au programme des Ambassadeurs.

Expertise

Derrière BASILE se cache une équipe en contact permanent avec le monde bénévole depuis plus de 10 ans. Nous suivons les évolutions technologiques et réglementaires et conseillons les organisateurs.

Écoute

Chaque événement raconte une histoire. C'est aussi le cas de l'organisateur qui porte un projet avec ses valeurs et ses convictions. Les bénévoles y sont sensibles. Cela doit faire partie intégrante du "Programme bénévole".

Sérénité

L'expérience de BASILE est mise au service de l'organisateur pour éviter les incertitudes liées au recrutement des bénévoles. Nous anticipons le taux de défection après inscription et les aléas 😉 de la vie d'un bénévole avant et pendant l'événement.

Fidélité

BASILE construits les fondation de la reconduction de l'engagement bénévole, grâce à la qualité de l'expérience qu'il va vivre.
Nous garantissons à l'organisateur une fidélité minimale bénévoles de 80% .

Faites connaissance avec l’équipe

LES VISAGES DE BASILE

Michel MARCENAC

michel@amicaledesbenevoles.org

Co-fondateur et vice-président délégué de l’association en 2019, Michel apporte à l’association ses 40 ans d’expérience associatives. Il est l’un des principaux garants des valeurs de l’Amicale.

Sa grande connaissance juridique et fiscale consolide la structure et son fonctionnement. Il préside actuellement le Label Qualité Bénévole, premier label français dédié aux organisateurs d’événement pour la reconnaissance et la protection des bénévoles.

Aurélie PRIEZ

aurelie@amicaledesbenevoles.org

En s’engageant comme bénévole sur le Ventoux Man, Aurélie ne s’attendait pas à ce que cette expérience soit le début de son aventure en tant que cheffe de projet. 

De formation militaire et doté d’une grande soif de découvertes et de rencontres, Aurélie apporte son sérieux et sa bonne humeur dans toutes les équipes qu’elles a encadrées. 

Quentin WILLEMS

quentin@amicaledesbenevoles.org

Quentin côtoie et accompagne les organisateurs d’événement depuis plus de 15 ans. C’est en observant l’enjeu grandissant du rôle des bénévoles qu’il a donné naissance à l’association en 2019. 

Il considère que l’engagement citoyen construit le bonheur personnel car il offre à celui qui donne un sens à son rôle et le sentiment d’utilité sociale. 

LE SAVOIR-FAIRE DE BASILE

PHASE 1 : CONSTRUIRE LES CONDITIONS DE REUSSITE ET DE FIDELISATION

Bien recruter, c'est recruter au plus précis des besoins de l'organisation.

Objectif : optimiser les ressources et garantir la fidélité des bénévoles les éditions suivantes.

Cette phase intègre par exemple :
• Identification des missions et nombre précis de bénévoles à mobiliser
• Création du Masterplan
• Création du planning éditorial
• Définition du programme bénévole
• Définition du processus de d'inscription des bénévoles
• Configuration du logiciel
• Etc.

DAY D ! APPEL A BENEVOLES

Rien en sert d'ouvrir trop tôt, cela ne va pas augmenter le nombre de bénévoles.

Contrairement à ce que l'on pourrait croire, un recrutement précoce n'est pas forcément utile ni efficace.

Cette étape est primordiale car elle détermine la réussite future de l'événement, que ce soit en terme de gestion des bénévoles ou d'entretien de leur motivation.

Basile se charge de l’appel à bénévoles et enregistre les inscriptions par critères et les modalités définis dans la phase 1.

PHASE 2 : ANIMER, ENCADRER ET FIDELISER

L'enjeu est le maintien de l'engagement du groupe et sa capacité opérationnelle le jour J.

Objectif : minimiser le taux de défection après inscription et maximiser le taux de fidélité pendant et après l'événement.

Cette étape comprend :
• Gestion des affectations
• Suivi individuel de chaque bénévole
• Communication régulière par téléphone, sms, et mail
• Organisation de rencontres
• Mise en place des formations
• Encadrement sur site et animation du programme bénévole
• Gestion du post événement pour assurer la pérennité des équipes bénévoles
• Etude de satisfaction

Ils parlent de Basile

Depuis deux ans maintenant nous collaborons avec BASILE pour gérer toute la partie du programme bénévole de l’événement. Plus qu’un gain de temps certains pour l’organisateur, BASILE apporte une réelle plus-value avec son expertise du monde associatif. Les bénévoles font un travail formidable, sans eux l’événement ne pourrait avoir lieu, nous ne pouvons que les remercier !

Benoit Cloirec

Directeur des Portes du Soleil

Extra Sports s’engage depuis de nombreuses années pour favoriser l’engagement des bénévoles. Ces derniers sont une ressource de plus en plus rares et les organisateurs doivent le prendre en considération. Car pas de bénévoles = pas d’événement. Collaborer avec BASILE sur cette Probikeshop Sainté Lyon VTT 2019 est apparu comme une évidence. Grace à cette association nous avons pu sécuriser toute la fin du parcours et le site de l’arrivée. Un grand merci à eux !

Tom Pagani

Extrasports

Un triathlon est une épreuve complexe avec des besoins le jour J mais également à J-2.
Bénéficier de l’équipe et des conseils de BASILE dès la phase de montage nous a soulagé et rassuré. S’y prendre bien en amont avec leur regard garantit une partie de la réussite de l’événement, même si cela nous a fait bouger quelques lignes !

Charles Doussot

Président Triathlon Ventoux Man

Nous collaborons avec BASILE sur de nombreuses années. C’est toujours un réel plaisir de travailler avec des bénévoles concernés sur des événement où l’humain est au cœur des préoccupations.
Nous partageons les mêmes valeurs : renforcer les relations intergénérationnelle, favoriser le lien social, l’entraide et tant d’autres.

Lauriane Gallet

Association AREMACS

Nous avons fait appel à BASILE pour la première édition d’OUREA sur toutes les étapes. Le suivi et l’implication de l’équipe est une force et un soulagement, surtout lorsque nous avions plus de 250 bénévoles à mobiliser. Ils ont facilité le travail de l’organisation et optimisé notre façon de faire en décomposant chacune des missions, quotidiennement.

Gaël Mainard

Fondateur Ouréa Trail

S’appuyer sur  BASILE nous a permis d’assurer un programme bénévole de qualité et d’améliorer l’expérience vécue par les participants grâce à ce côté très humain. Ils font désormais partie intégrante de l’âme du Festival de Danse.

Eric Fontanay

Directeur événementiel Avoriaz

LES CONSEILS DE BASILE AUX ORGANISATEURS reprendre la FAQ

A ce jour, l’équipe de Basile travaille en étroite collaboration avec 3 logiciels français.

LA question que les organisateurs nous posent régulièrement.

Avoir un logiciel n’est pas obligatoire. Il peut néanmoins vous faciliter la vie, soit dans la phase d’inscription, soit dans la phase d’affectation, soit les deux.

Nous aidons les organisateurs à identifier le besoin de mettre en place ou non un logiciel. Cet accompagnement se traduit par différentes solutions :

  • étude et conseil
  • formation logiciel
  • configuration du logiciel
  • accompagnement à la prise en main